訪問介護の事務業務をサポートするシステムのご紹介｜介護・看護・障害ソフトやシステムならカイポケ

訪問介護事業の事務業務に携わっておられる皆様にとって、月末からの実績提出や介護保険請求を行なう期間は、通常の業務だけでなく書類の提出や確認作業が求められるため、忙しい期間になるのではないかと思います。

勤務表と実績の照らし合わせや記録の確認など、月末に書類が提出されないと行うことが出来ない作業が多いことが原因ではないでしょうか？

今回の記事では、その煩雑な業務をサポートするシステムについてお話ししたいと思います。

毎月の請求業務の度に残業が続く事務の皆様、経営者の皆様、ぜひご一読ください。

訪問介護の事務業務をサポートするシステムとは？

訪問介護の事務業務をサポートするシステムときいても、ピンとこない方もいらっしゃるのではないかと思います。いったいどのようなシステムになるのでしょうか？

先ほどもお話ししましたが、訪問介護事業において事務業務が煩雑になるのは、月末からの実績の提出から始まる確認作業～国保連請求までの期間です。

この期間の一般的な事務の流れは、職員が記載した勤務表と記録や実績を照らし合わせる確認作業から始まり、その上で国保連への実績の請求作業が始まります。

記録や勤務表は日々照らし合わせておくことが出来るとスムーズに業務が行えるのですが、直行直帰の職員が多い事業所では記録はまとめて提出されるため、毎日確認作業をすることも難しく、 月末に作業が集中することは必然 となってきます。

さらに、この時期は職員の給与管理も並行して行わなくてはなりません。こちらも月末に提出された勤務表の内容に相違がないか確認した上での作業となります。
その上、次月のスケジュール作成も必要です。こちらも利用者さんの状況を見て、ケアマネージャーさんが作成した計画書が届いたのちの作業になります。

これらの作業全般を、通常の業務と並行して行うためには、かなりの作業時間が必要となります。また、訪問介護の特性上、訪問日時の変更等も多々あり、照らし合わせる際にもミスが起こらないよう神経をつかい、何度も確認されていることと思います。よって、さらに残業が増える原因となっています。

これらの膨大な事務作業を効率よく行うことが出来るようにするのが、訪問介護の事務作業をサポートしてくれるシステムなのです。具体的には、事務業務全般をカバーする介護ソフトになります。

訪問介護の事務業務をサポートするシステムを導入した際のメリットは？

では、実際に訪問介護の事務業務をサポートするシステムを導入した際に、どのような場面でどのように使用することが出来るのでしょうか？

介護ソフトを利用したと想定し、今の業務での煩雑な事務仕事がどのように軽減されるのか見ていきたいと思います。また、それに伴い、考慮しなければならない点も考えていきたいと思います。

1. 職員の訪問実績や勤怠管理、スケジュール作成について

職員の訪問実績は、毎日の電話連絡や指定期日までの勤務表の提出で管理されている事業所が大半ではないかと思います。訪問介護事業は、直行直帰の職員も多いという特性もあり、実績の管理や勤怠管理が月末に集中することが多いのが実状です。

介護ソフトを利用すると、 職員が入力した介護記録の日付や時間、業務内容などが、勤怠管理にも反映 されます。そのため、職員も勤務表に書き写したりする必要がなくなり、管理する側も内容に相違がないかをチェックするのみで終了します。さらに、入力した実績は、請求画面や給与計算にも反映されるため、転記の必要がありません。

スケジュールもパソコン上で作成することで、計画表等に自動で反映させることが可能です。

2. 利用者情報の管理、確認作業について

利用者情報はどのように管理されていますでしょうか？パソコンの請求ソフトや紙カルテ上での管理をされている事業所が主ではないかと思います。介護認定の変更など、 利用者情報に変更があった場合は、パソコン上の情報変更、カルテの情報変更など、複数の変更作業が必要 となります。

介護ソフトを利用すると、 利用者情報を変更するだけですべてのデータへ情報が共有 されることになります。そのため請求画面や給付管理、事務所内の介護認定者の内訳などすべてのデータの更新が行われるため、それに関する事務作業が不要になります。

ここまで見ていくと、介護ソフトを導入すると事務作業が格段に減り、スムーズに行えるのではないかと思われたと思います。
しかし、介護ソフトを利用する際に考慮しなければならない点もあります。

3. 介護ソフトの購入料金について

介護ソフトを利用するためには、介護ソフトを購入しなければなりません。介護ソフトには色々な種類があり、一括でソフトを購入するタイプ（主にパッケージ型）や、月々の利用料金を払って使用するタイプ（主にASP型）などがあります。

ご自身の事業所で必要な機能を考えた上で、コストパフォーマンスが良いものを吟味して選ぶ必要があります。訪問介護では、上記に述べたような実績管理に強いソフトを選ぶことが事務業務の軽減につながり、それが残業削減にもつながると思います。

4. パソコンでのデータ管理

介護ソフトを利用されることになると、パソコンでのデータ管理が必要になります。事業所のパソコンの中でデータを保管するタイプ（主にパッケージ型）や、インターネット上のサーバーでデータを保管するタイプ（主にASP型）があります。どちらのタイプも情報の漏えいや消失が気になられるのではないでしょうか？

パッケージ型のように、ご自身のパソコン上でのデータ管理は、情報が外部に漏れにくいように感じますが、セキュリティソフトを利用するなど、外部からの侵入に注意を払う必要があります。また、パソコンやメモリーの故障によりデータが消失する危険性もあります。法改正により、ソフトのアップデートが必要な場合には、ご自身で行う必要があります。

ASP型介護ソフトは、インターネット上にデータがあることから、情報漏えいがさらに心配になられると思います。昨今、インターネット上のセキュリティ体制は飛躍的に進歩しており、セキュリティ対策が万全なソフトを選ぶことで、それらの心配はしなくても済むと思われます。一方では、インターネット上にデータが存在するため、パソコンが壊れたとしてもデータが消失する危険性はありません。

5. パソコン操作が必要に

パソコン上でデータの管理をすることになると、職員も必然的にパソコン操作が必要になります。パソコンの苦手な人が対応できるのか、心配ではないでしょうか？

これらの考慮すべき点もありますが、実際の介護ソフトの機能はどのようになっているのでしょうか？具体的にソフトについて紹介したいと思います。

訪問介護の事務業務をサポートするシステムの具体的な紹介

ここでは、ASP型介護ソフト「カイポケ」についてご紹介したいと思います。

「カイポケ」を利用すると、訪問介護における事務業務がどのように変化するのでしょうか？

1. 職員の訪問実績や勤怠管理、スケジュール作成について

「カイポケ」には、職員側にも事務側にも便利な機能が沢山あります。
「カイポケ」には、スマートフォンアプリでの連動機能がついています。そのため、訪問した介護職員がその日のうちに実績や訪問記録を現場や自宅からスマートフォンで入力することが可能です。

実績や記録を紙に書いたり、事務所に行って書き写したりする手間が省けると同時に、事務所からもリアルタイムに訪問内容について確認することが可能になります。

入力したデータは、そのまま実績画面に反映されるため、事務側は内容のチェックをするだけで済みます。これらの情報は、勤怠管理や給与管理アプリに連動されるため、手間がなく容易に管理することが出来ます。

訪問介護スケジュールの作成に関しても、「カイポケ」であれば、視覚的にわかりやすい方法で簡単に作成できるよう工夫されています。

また、このデータも給与計算や勤怠管理ソフトと連動させることが可能です。

よって、 スケジュールを作成した時点で、職員ごとの給与を割り出すことが可能 で、人件費の確認もできます。

2. 利用者情報の管理、確認作業について

利用者情報入力画面で入力した内容は、計画書、国保連請求、利用者への請求、スケジュール管理等、すべてのデータに反映 されます。そのため、情報変更によるミスを防ぐことが可能です。また、何度も変更する手間が省けるため、事務業務が削減できます。

ここまでみると、「カイポケ」利用をすることで大幅な事務業務の削減が出来ることがわかります。では、考慮すべき点はどのようなものでしょうか？

3. 介護ソフトの利用料金がかかる

ASP型介護ソフト「カイポケ」は、月々の利用料金を支払って利用するソフトとなります。使ってみたいけれど、ご自身の事業所に合うのか、コストはどのくらいかかるのか不安があると思います。

「カイポケ」では、最大18カ月の無料試用期間を設けており、試用した上で利用するかを決定することが可能 です。月額料金やその他の便利機能に関しても、スタッフが丁寧に説明させていただきます。全てご納得いただけた後の利用となるため安心です。

4. データセンターでのデータ管理

「カイポケ」はASP型介護ソフトであり、インターネットを経由し、クラウド上のデータ管理をすることになります。そのためセキュリティ体制が重要になります。

「カイポケ」は、 データが集約されるデータセンターを厳重に管理しており、その信頼性からASP・Saasクラウドアワードの委員長特別賞を受賞 しています。ASP型であるため、 バックアップや法改正によるソフトのアップデート等は自動で行われ 、事業者様は作業をする必要はありません。

5. 安心のサポート体制

「カイポケ」は、 視覚的にわかりやすい入力画面 になっており、 パソコン操作が苦手な方でも覚えやすいように工夫 されています。また、受電率９７．３％の つながりやすいカスタマーサポート があり、操作に対する質問にすぐにお答えすることが可能です。

「カイポケ」が訪問介護の事務業務改善に役立つことがお分かりいただけたのではないかと思います。「カイポケ」に興味を持たれた方は、一度ご相談ください。