通所介護（デイサービス）に対応した介護ソフト・システムの選び方。業務削減でよりよい介護へ。

「もっと事務業務を簡単にして、少しでも利用者さんとの時間を大切にしたい。」
どの事業者様も思われていることではないかと思います。通所介護（デイサービス）に対応した介護ソフト・介護システムを導入して、少しでも業務をスリム化しませんか？介護ソフトを導入したいと思われている方、現在ソフトを使用しているものの、もっと今の事務所に合うものがあるのではないかと考えておられる方、この記事をご参考になさって下さい。

通所介護対応ソフトとは？

介護ソフトは、介護現場における様々な書類作成を簡単に、迅速にできるように開発されたソフトです。何度もの介護保険の改正やニーズの変化により、現在では、書類作成のみならず、現場での介護を円滑にできるようなシステムや、他事務所との連携ができるものまで様々な種類があり、会社によって特化している部分が違います。
その中でも、通所介護で基本的に必要な機能は何でしょうか？

必要な機能

利用者情報の管理機能

基本情報・介護保険情報等を見やすく管理できます。

利用実績の管理機能

通所介護では、体調の変化等で利用が急に中止になったり、変更になったりすることも多いのではないでしょうか？
介護ソフトでは、利用変更があった場合も簡単に変更することが可能で、入力した実績は、国保連請求データにまで反映されます。

通所介護計画書・提供票等の作成機能

先に入力した個人情報の愛用を反映した、通所介護計画書の作成が可能です。
提供票も、実績入力により自動作成してくれるものが多いようです。
また、自動チェック機能も付いており、入力ミス、請求ミスを未然に防ぐことができます。

国保連への請求データ作成機能

国保連への請求のため必須です。こちらも自動チェック機能があるため、請求漏れなどを未然に防ぐことが可能です。

利用者への請求書・領収書の作成機能

当月の実績から、自動計算してくれる機能がついています。

スタッフのシフト管理機能

勤務表を作る業務も、大変な労力を必要とします。介護ソフトには、休み希望等を入力後に最適なシフトを作成できるものもあります。また、一覧表も容易に読み出すことが可能です。

上記が、基本的に必要になる機能かと思われます。
さらに、介護現場に便利な機能を付けているものも多くありますので、そのうちの一部を紹介します。

あると便利な機能

介護記録との連動機能

介護の現場では、日誌などの書類業務が多いですね。通所介護では、限られた時間の中で介護と並行して行うため、さらに職員の負担は大きいです。ソフトによっては、パソコン、iPad等の端末で、当日記録、バイタルサイン、業務日誌まで入力することができるソフトもあります。
業務時間の短縮 はもちろんですが、ペーパーレス化ができ、 転記によるミスを減らす 効果もあります。

居宅介護支援事業所との共有機能

提供票等の送信をワンクリックで行う機能です。同一ソフトを導入していると利用できる場合と、導入ソフトが異なっても利用できる場合があります。

勤怠や給与計算の機能

ソフト上でシフトを作成し、パソコンやタブレット等でタイムカード打刻をするソフトもあります。この場合、勤務したデータから給与計算まで行えるものがあります。

上記は一例ですが、様々な機能がついているソフトが多いことがわかります。
次は、それをどのように介護の現場に使用していくかを考えてみましょう。

通所介護の現場での具体的な利用方法

ここでは、具体的な介護ソフトの利用方法の一例を、毎日の業務の流れと照らし合わせて考えていきたいと思います。（記載している利用方法は、すべてのソフトが対応できるわけではありませんので、ご了承下さい。）

業務内容	介護ソフト利用方法
朝のカンファレンス	スタッフの勤怠タブレット端末等で出退勤の打刻。月末の給与計算が簡単になります。当日利用者情報の確認スタッフと利用者情報・変更等を共有。お迎えルートの変更など、迅速な対応ができます。
検温・体調管理	記録を端末に入力専用端末を利用することで、名前等を書き込む時間が短縮されます。またすべての情報が個人カルテに反映されるため、大幅な時間削減ができます。
介護状況の記載	端末に直接入力メモから転記する手間を省くことができます。また、転記ミスを防ぐこともできます。
翌日の準備	翌日の利用者状況を確認予定変更があった方もすぐにわかり、翌日の準備がしやすい。他事業者との連携サーバー上の情報の共有

一日の流れを追うように見てみましたが、いかがでしょうか？
色々な場面で 業務削減 でき、なおかつ、 円滑な介護サービスを提供 することができそうです。何度も書き写したりする手間が省けるのも、ミスを防ぐという点でもよいのではないかと思います。
次は実際に、 ご自分の施設に合った介護ソフト を選ぶ方法を考えていきましょう。

ご自分の事業所に合った、介護ソフトの選び方

最初に申し上げましたように、介護ソフトには様々な種類があり、使用目的、施設規模、予算等によって、様々な選び方が可能です。選ぶうえでのポイントをまとめてみました。

予算はいくらか？

各社それぞれ金額が違います。初期投資が多くても、メンテナンス料が安いものや、月額料金のものもあります。ランニングコストも含めて総合的に考え、予算に合ったものを選択しましょう。

クラウド型か、パッケージ型か？

最初にソフトを購入して使用するパッケージ版や、インターネット経由で使用するクラウド型があります。施設の大きさや、今後の事業所の拡大の予定等考えて決めていきましょう。また、アップデートの必要性・頻度や、困ったときのサポート体制があるかどうかも重要です。

どのような機能が欲しいか、必要か。

最低限の機能のみのものや、必要な機能にカスタマーレビューして購入することができるものもあります。電子カルテを導入したい、端末で入力したい等、 事業所や職員の希望 をあげ、その機能を満たすものを選択します。
概ね全てのソフトに、国保連請求機能は付いていますので請求に関しては最終確認の項目とするだけで十分でしょう。

使いやすさはどうか？

無料体験版を使用することが可能なものがあります。実際に使用してみて、使用感を確認するのもよいと思います。職員さんの中には、パソコン等の操作が苦手な方もいるかと思います。職場内で話し合い、良いものを選ぶことも必要になってくると思います。

最後に

介護ソフト活用の一例を記載してきましたが、いかがでしょうか？
実際にソフトを導入することで、 現場での介護以外の業務時間が大幅に削減 でき、さらに、ミスを防ぐ効果もあります。居宅介護支援事業所やご家族との情報共有が端末からできることで、ペーパーレス化・書類保管の手間軽減により、高品質な介護サービスが提供できるのではないでしょうか？
「端末を持ち歩くなんて、機械的な対応だと思われるのではないか？」という、懸念もあるかと思いますが、少しの気遣いで、そのような対応とはとられないと言えるでしょう。
事務業務の削減により、 介護に使う時間が増える ことで、スタッフにも精神的余裕が生まれ、 より良い介護が提供でき 、三方良しではないでしょうか。