デイサービスで必要な帳票・様式をご紹介！【通所介護の開業準備】
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デイサービスの開業を検討している皆様の中には、「デイサービスでは、いつどんな帳票が必要になるの？」や「運営指導（実地指導）では、どの帳票についてチェックされるの？」という疑問をお持ちの方もいらっしゃるでしょう。 この記事では、デイサービスの運営指導でチェックされる帳票の一覧や、開業前・サービス提供時・サービス提供後に準備する必要がある帳票などについてご紹介していきます。
目次
デイサービス（通所介護）で作成する帳票
デイサービスを開業するにあたっては、指定申請から人材採用、日々の記録、請求業務にかかわるものまで、膨大な量の帳票を準備する必要があります。
こうした帳票類は、運営開始後の運営指導（実地指導）で作成・保管状況を確認されることになりますので、開業時にフォーマットを準備しておくことが大切です。
デイサービスの運営指導（実地指導）でチェックされる帳票の一覧
運営指導（実地指導）とは、指定権者が原則として事業所を訪問し、法令が遵守されているかどうかを確認することを言います。指定の有効期間中(6年間)に少なくとも1回以上は行われ、法令を遵守した事業所運営ができていないと、悪質な場合は指定取消しになることもあります。
運営指導で指摘を受けないためにも、作成しなければならない帳票は必ず作成し、日頃から適切に保管しておきましょう。
【運営指導で確認される文書（帳票・様式）の一覧】
- 重要事項説明書
- 利用契約書
- サービス担当者会議の記録
- 居宅サービス計画
- 通所介護計画
- アセスメントシート
- モニタリングシート
- 勤務実績表
- 勤務体制一覧表
- 請求書
- 領収書
- 介護保険番号、有効期限等を確認している記録
- 緊急時対応マニュアル
- サービス提供記録
- 運営規程
- 研修計画、実施記録
- 業務継続計画
- 業務日誌
- 非常災害時対応マニュアル
- 避難・救出等訓練の記録
- 感染症及び食中毒の予防及びまん延防止のための対策を検討する委員会名簿、委員会の記録
- 感染症及び食中毒の予防及びまん延の防止のための指針
- 感染症及び食中毒の予防及びまん延の防止のための研修の記録及び訓練の記録
- 個人情報同意書
- 従業者の秘密保持誓約書
- パンフレット／チラシ
- 苦情の受付簿
- 苦情者への対応記録
- 苦情対応マニュアル
- 事故対応マニュアル
- 市町村、家族、居宅介護支援事業者等への報告記録
- 再発防止策の検討の記録
- ヒヤリハットの記録
- 虐待防止委員会の開催記録
- 虐待の発生・再発防止の指針
- 虐待防止の研修及び訓練計画、実施記録
- 虐待防止の担当者を設置したことが分かる文書
- 加算に関する計画書、記録、報告書等
- 就業規則、給与規程
など
ここからは、デイサービスで準備すべき帳票・様式の一部を、作成するタイミング（開業前・サービス提供時・サービス提供後）で分けてご紹介していきます。
デイサービスの開業前に作成する帳票・様式
開業前に準備する必要がある帳票は、事業計画書や運営規程、勤務形態一覧表といった指定申請にかかわる書類のほか、雇用契約書や就業規則、サービス利用契約書・重要事項説明書、従業員の研修計画、各種マニュアルなどが挙げられます。
勤務体制一覧表とは
勤務体制一覧表とは、デイサービスの人員体制が人員基準を満たしているかどうかを証明するための書面で、指定申請を行う際に必要となります。
勤務体制一覧表には
- 職種
- 勤務形態
- 資格
- 氏名
- 4週間の勤務時間数合計
- 週平均勤務時間数
- 兼務状況
などを記載します。
利用契約書・重要事項説明書とは
契約書とは、通所介護サービスの利用を開始するにあたって、事業者と利用者様との間で取り交わす法的拘束力をもつ書面です。
一方、重要事項説明書とは、契約書の内容について個別具体的に説明するための書面で、契約に関する重要な項目について詳細に説明するために利用します。
こちらの記事では、通所介護の契約書の記入例と、契約書・重要事項説明書のひな形をご用意しています。
雇用契約書兼労働条件通知書とは
雇用契約書兼労働条件通知書とは、職員と雇用契約を結ぶ際に作成する書類です。
労働基準法では、職員を雇用する際に労働条件を明示することが義務付けられているため、雇用契約書や労働条件通知書を用いて、職員に対して雇用期間や賃金、就業場所などの労働条件を明示します。
デイサービスのサービス提供時に作成する帳票・様式
サービス提供時に必要な帳票は、通所介護計画書やサービス実施記録票、業務日誌のほか、連絡帳や送迎管理表、従業員のシフト表、勤務実績表などが挙げられます。
通所介護計画書とは
通所介護計画書とは、デイサービスを提供するにあたって、利用者様の心身の状況や希望などを聞き取り、長期・短期目標やサービス提供内容などを記載する書類です。
こちらの記事では、通所介護計画書の記入例と無料のひな形をご用意しています。
送迎表とは
送迎表とは、利用者様を送迎する際の車両やルート・到着予定時間や、送迎時の出来事などを記入する様式です。送迎担当者がルートや到着予定時間を把握するため、送迎を行った記録として保管するために使用します。
こちらの記事では、送迎表の記入例と無料のひな形をご用意しています。
サービス提供記録とは
サービス提供記録とは、通所介護サービスを提供した際に、利用者様の健康状態や提供した介護サービスの内容、サービス提供中の利用者様のご様子などを記録する様式です。
サービス提供記録の実績に基づいて介護給付費を算定するため、サービス提供を行ったら必ず作成します。
最近では業務効率化のために、タブレットやパソコンを利用して記録ソフトに入力する事業所が増えています。
こちらの記事では、サービス提供記録の書き方と無料のひな形をご用意しています。
業務日誌とは
業務日誌とは、サービス提供日ごとに、その日の利用者数や担当職員、サービス内容や送迎時間などについて記載する書類です。サービス提供記録は利用者様一人ひとりに対する記録であるのに対し、業務日誌は事業所全体の記録になります。
こちらの記事では、業務日誌の記入例と無料のひな形をご用意しています。
デイサービスのサービス提供後に作成する帳票・様式
サービス提供後に必要な帳票には、介護給付費請求書・明細書、利用者請求書、領収書といった請求業務にかかわるもののほか、サービス提供票（実績入力）やモニタリングシートなどが挙げられます。
介護給付費請求書とは
介護給付費請求書とは、通所介護事業所が1カ月の間に提供したサービスに対する介護給付費を国民健康保険団体連合会（国保連）に請求するために作成する書類です。
介護報酬を受け取るためには、介護給付費請求書と介護給付費明細書を国保連へデータで伝送する必要がありますので、毎月これらのデータを介護ソフトを使って作成することになります。
こちらの記事では、介護給付費請求書について詳しく説明しています。
介護給付費明細書とは
介護給付費明細書とは、サービス提供の実績から利用者様ごとの介護給付費を計算し、国保連への請求額や利用者負担額などを算出するための様式です。
こちらも毎月、介護給付費請求書と共に作成し、国保連へデータを送ることになります。
こちらの記事では、介護給付費明細書について詳しく説明しています。
モニタリングシートとは
モニタリングシートとは、通所介護計画書に記載された目標が達成されているかどうか評価した内容を記載する様式です。利用者様一人ひとりの短期目標・長期目標に対してサービスの実施状況や利用者様およびご家族の満足度などについて記載します。
こちらの記事では、モニタリングシートの記入例と無料のひな形をご用意しています。
まとめ
ここまで、デイサービスの運営指導でチェックされる帳票の一覧や帳票の具体的な内容についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
開業後、適切な事業所運営をするためにも、必要な帳票・様式を抜け漏れなく作成・管理していきましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
